Terkadang kita bingung dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan. Karena bingung harus mengerjakan yang mana terlebih dulu. Namun, kini Anda bisa membuatnya menjadi lebih tertata dengan cara membuat action plan. Apa itu action plan? Yuk simak penjelasan dibawah ini.

Apa Itu Action Plan?

Untuk menambah produktivitas kerja, Anda bisa memanfaatkan action plan yang dapat membuatmu lebih fokus dikala harus mengerjakan seluruh deadline secara terstruktur.

Namun, apa sih action plan itu sendiri?

Action plan adalah sebuah dokumen, catatan, atau checklist yang menjabarkan tugas-tugas yang harus Anda rampungkan demi mencapai target tertentu.

Action plan bisa Anda gunakan untuk mengerjakan tugas harian, mingguan, bahkan bulanan di kantor atau bahkan untuk keperluan personal.

Secara fungsinya, action plan adalah pedoman atau catatan yang bisa siapa saja gunakan dan dalam keadaan apa pun. Misalnya, seorang project manager yang ingin merancang dan menjalankan proyeknya dengan efisien, atau untuk perusahaan yang sedang merancang strategi untuk mencapai target bisnis.

Salah satu kegunaannya juga untuk menguraikan daftar tugas atau beberapa langkah yang harus Anda laksanakan untuk mencapai target spesifik secara efisien.

Caranya dengan membuat timeline untuk tiap-tiap cara dalam prosesnya. Dengan demikian, Anda bisa merampungkan kegiatan atau tiap tahapan dalam mencapai target dengan rangkaian yang jelas dan tidak ada yang terlewatkan.

Melalui rancangan ini Anda juga bisa memantau tugas mana yang harus Anda prioritaskan, delegasikan, atau alihkan. Tidak cuma itu, rancangan ini juga memudahkan Anda untuk memantau tiap progress atau perkembangan tugas dalam mencapai target tersebut.

Manfaat Action Plan

Dari penjelasan di atas, Anda tentu telah tahu manfaatnya untuk membedakan target jangka panjang dan pendeknya. Dengan begitu, Anda akan mempunyai orientasi goal yang jelas sehingga beberapa langkah dalam pencapaian target tersebut bisa dengan mudah Anda lakukan.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan.

1. Arah Pekerjaan Jadi Lebih Jelas

Manfaatnya yang pertama membuat Anda tahu apa saja yang harus Anda laksanakan supaya tidak lagi kebingungan harus mengerjakan tugas yang mana dahulu.

Setelah tahu arah pekerjaan yang dapat Anda lakukan, Anda bisa dengan mudah menjabarkan kembali apa yang Anda perlukan untuk tugas-tugas tersebut. Dengan begitu, pekerjaan dapat teratasi secara detail.

2. Memotivasi Diri Sendiri

Membuat rancangan aksi secara tidak langsung dapat membuat Anda termotivasi untuk merampungkan tugas-tugas dengan deadline tertentu.

Setelah merampungkan satu tugas, Anda bisa memberikan checklist di dalamnya dan dapat kembali excited untuk mengerjakan tugas lainnya.

Cara ini juga dapat membuat Anda tahu target dan langkah yang harus Anda kerjakan, supaya timbul rasa bahagia tersendiri sesudah merampungkan tugas.

3. Memiliki Tracking yang Jelas

Biasanya, dikala Anda cuma mengerjakan tugas tersebut lanjut ke tugas setelah itu tanpa menaruh riwayat pengerjaan, Anda tidak tahu apa saja yang bisa dievaluasi.

Sebab, bisa saja terdapat banyak kekurangan dalam pengerjaan tugas sebelumnya meskipun telah teratasi tepat deadline. Nah, dengan action plan, Anda jadi lebih tahu beberapa langkah apa yang harus Anda laksanakan karena telah tertera secara spesifik dalam catatan.

4. Mengetahui Tugas Prioritas

Action plan juga bermanfaat untuk memilah dan menentukan tugas mana yang jadi prioritas untuk Anda lakukan terlebih dahulu. Sehingga nantinya Anda tidak akan overwhelmed dikala tugas prioritas telah mulai mendekati deadline.

5. Timeline Kerja Makin Terarah

Manfaat lainnya bisa mendukung Anda untuk mencatat dengan baik perihal rentang deadline satu tugas ke tugas lainnya. Hal ini juga dapat membuat Anda bisa menata timeline pekerjaan dengan terarah.

Jadi, sepanjang Anda bertanggung jawab dengan apa yang Anda catat, maka Anda tidak akan kesusahan dalam mengerjakan lebih dari satu tugas sekaligus.

Cara Merancang Action Plan Secara Tepat & Efektif

Selain bisa Anda fungsikan sebagai cara nyata untuk meraih target tertentu, cara ini juga bisa mendukung performance Anda di perusahaan jadi lebih baik.

Cara merancang action plan secara tepat dan efektif, adalah sebagai berikut:

1. Tentukan Target dan Prioritas

Langkah pertama yang harus Anda laksanakan adalah tahu target dari pekerjaan yang akan Anda selesaikan. Tujuan ini merupakan target utama yang harus Anda pahami dan proyeksikan di masa depan. Setelah itu, Anda harus menentukan pekerjaan yang jadi prioritas untuk Anda lakukan terutama dahulu.

Jika suatu pekerjaan mempunyai deadline yang berdekatan, maka Anda bisa mengajukan untuk meminta ekspansi dengan alasan yang jelas.

2. Rancang Target Penunjang

Setelah menentukan target utama dan prioritas, Anda juga harus merancang target penunjang yang mendukung tercapainya target utama.

Dalam perihal ini, Anda bisa mengidentifikasi kebutuhan yang bisa mendukung keberhasilan target. Jadi, Anda juga bisa tahu apakah Anda butuh pertolongan tim lain atau cukup melaksanakan riset sendiri.

3. Tentukan Deadline Setiap Target

Estimasi penentuan deadline dapat sangat berpengaruh pada kinerja individu dan tim. Apabila deadline target akhir berada di bulan Desember 2023, maka pencapaian target pertama harus berakhir di kuartal 1 tahun ini. Dengan demikian, Anda bisa meraih target ke-2 di kuartal 2 tahun 2023.

Apabila target kuartal ini masih belum spesifik untuk kamu, maka Anda bisa lebih cermat untuk mempunyai target bulanan, mingguan, bahkan harian.

4. Memaksimalkan Sumber Daya

Tidak cuma soal dana, bagian tim juga akan sangat berpengaruh pada pencapaian target. Terlebih jika Anda bertugas untuk mengelola proyek yang besar.

Maka dari itu, Anda harus menilai kapabilitas dan keterampilan tim terlebih dahulu sebelum membuat action plan. Selanjutnya, menentukan siapa yang paling memenuhi syarat untuk melaksanakan tiap tugas.

Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas target dan sumber kekuatan yang diperlukan layaknya uang, peralatan, dan personel.

5. Visualisasikan Perkembangan Secara Kontinu

Kamu bisa memanfaatkan online platform layaknya Google Sheets, Monday.com, atau Workzone.com yang bisa mendukung seluruh bagian tim mengetahui perkembangan proyek.

Kamu juga bisa menggunakan visualisasi perkembangan dengan diagram atau tabel untuk mempermudah pemantauan. Perlu Anda ingat bahwa progress sebuah proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana, sehingga harus adanya pemantauan secara kontinu supaya target utama bisa tercapai.

Contoh Template Action Plan

Berikut ini adalah beberapa contoh template yang bisa Anda jadikan referensi untuk meraih target atau tujuan tertentu.

1. Contoh Action Plan Sederhana

Di bawah ini merupakan contoh untuk rancangan personal secara sederhana.

2. Contoh Action Plan untuk Tim Kerja

Berbeda dari sebelumnya, contoh berikut bisa Anda dan tim gunakan untuk merampungkan tugas ataupun projek.

3. Contoh Action Plan untuk Social Media Campaign

Di masa digital ini tentu kerja yang terstruktur akan lebih efektif, berikut contoh yang bisa Anda jadikan referensi: